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La plataforma colaborativa Microsoft 365 de la US permite potenciar la digitalización de las unidades y servicios de la US promoviendo el trabajo colaborativo entre sus miembros y avanzando en la administración electrónica y sin papeles.
Objetivos
- Potenciar la digitalización de las unidades/servicios orientándolos hacia la administración sin papeles.
- Eliminar el trabajo con documentos alojados en discos duros locales mediante la edición online con documentos organizados, compartidos y alojados en la nube pero sincronizados en el escritorio Windows.
- Crear canales de comunicación ágiles entre los miembros de la unidad/servicio (chats, audioconferencias, videoconferencias, …)
- Mejorar la productividad de los equipos con el uso de agendas compartidas y la gestión de eventos de equipo (reuniones, citas, …)
Contenidos
- Módulo 1. Introducción a la identidad digital en la US gid.us.es: Usuario Virtual de la US (UVUS). Seguridad y reputación. Gestión de contraseñas. Acceso a los servicios del catálogo del SIC en sic.us.es. Otras webs importantes: sevius.us.es, sos.us.es, o365.us.es,… Videotutoriales de interés. Decálogo del PAS digital.
- Módulo 2. Introducción a M365
- Descripción general de las aplicaciones disponibles (Microsoft online, Outlook, OneDrive, OneNote, Teams, Forms, Planner y ToDo)
- Acceso al entorno web https://portal.office.com
- Entorno escritorio: repaso al procedimiento de instalación de las aplicaciones de escritorio en el PC del usuario.
- Módulo 3. Gestión de correo-agenda-contactos: Outlook (web y escritorio)
- Outlook como centro de correo-agenda-contactos. Agendas compartidas. Organización de reuniones y eventos. Actas automáticas de reuniones mediante OneNote.
- Módulo 4. Gestión de documentos: OneDrive y SharePoint
- Gestión de documentos
- La nube de Microsoft: OneDrive y SharePoint
- Compartición de archivos con otros usuarios: con url, con correo. para ver, para editar, …
- Trabajar con otros compañeros y editar documentos de manera simultánea: edición de archivos Word, Excel, … en línea vía web o con la app de escritorio.
- Historial de versiones
- Sincronización de archivos del escritorio local con los archivos ”en la nube”.
- Papelera de reciclaje
- Módulo 5. Trabajo colaborativo con Teams (particularizado a la unidad/servicio)
- Equipos (Teams) frente a grupos de usuarios.
- Gestión de miembros y canales: miembros- privilegios (propietarios/miembros e invitados), canales (públicos/privados), notificaciones de los canales, archivos, ...
- Gestión de archivos: archivos asociados a canales y archivos asociados a chats. Compartición de archivos y trabajo colaborativo de documentos con los miembros del equipo. Relación con el OneDrive y Sharepoint del Equipo. Sincronización de archivos del Equipo con el escritorio local del usuario.
- Gestión de chats: uno a uno, uno a varios, en canales, videoreuniones sobre la marcha, normas de publicación y búsqueda posterior, archivos adjuntos compartidos, …
- Gestión del calendario del equipo: programación de videoreuniones (en canales públicos, con vínculos,…), grabaciones de éstas, invitación eventual a externos, “reunirse ahora”, llamadas entre usuarios... Correspondencia con el Calendario Outlook personal de cada miembro.
- Gestión de Videoreuniones: normas de uso: cierre de micros inicial, levantar la mano, chat, grabación, compartir escritorio o aplicaciones, …
- Añadir pestañas de otras aplicaciones en los canales: Forms, Planner, OneNote, de terceros, ...
- Registro de actividades de Teams.
- Módulo 6. Políticas de uso de M365 en la US
- Reducir almacenamiento en Microsoft 365.
- Gestionar enlaces compartidos.
- Recomendaciones de trabajo en equipo.
Documentación
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