Microsoft Teams

Microsoft Teams es la herramienta de colaboración de Office 365 para grupos de trabajo. Invita a todas las personas con las que trabajas a reuniones online, a chatear, llamar y colaborar desde un único lugar, sin importar donde estés: Microsoft Teams

Procedimiento Migración de Servicio

Debido a la necesidad de migrar los datos del actual entorno "Novell" al nuevo Office 365 se presentan estos manuales explicativos para facilitar el proceso. Office 365 (Teams/Onedrive) permite nuevas funcionalidades como la edición online colaborativa de documentos word, excel, etc.

  1. Instalación de Microsoft Office 365
  2. Instalación de Microsoft Teams
  3. Crear equipos, canales y agregar miembros en Teams (Sólo responsables)
  4. Sincronizar archivos y carpetas con nuestro ordenador
  5. Migración de archivos y carpetas a la nube de o365 (Sólo responsables)
  6. Significado de los iconos de estado

Ayuda y Formación

Guías

Grabaciones
  1. Para las reuniones organizadas a través de un canal de Teams, la grabación se almacenará en la pestaña Archivos > Grabaciones (o Recordings) del canal del equipo de Teams. Para las reuniones que no sean de canal, la grabación se almacenará en la carpeta Grabaciones del directorio de OneDrive de la persona que inició la grabación.
  2. La política actual de la Universidad de Sevilla mantiene las reuniones 120 días, periodo tras el cual expiran y se eliminan.
  3. En el momento de eliminarse, se envía un correo a la persona que alberga la grabación en su OneDrive. En el caso de reuniones organizadas a través de un canal, se enviaría a los propietarios del canal. Se muestra captura de ejemplo:
    Imagen
    Graba1--50
  4. Tras eliminarse son movidas a la papelera de reciclaje (del OneDrive o del canal según corresponda). Es posible restaurar el archivo de grabación en los 3 meses (93 días) siguientes antes del borrado definitivo.
  5. Por otro lado, si antes de ser eliminada la grabación se copia (con la opción "Copiar a") de la carpeta Grabaciones a otra carpeta, la propiedad fecha de expiración desaparece, de forma que ya no expirará.
  6. Además, existe la opción de modificar la fecha de expiración de la reunión desde OneDrive Web o desde los archivos del canal de Teams  correspondiente. Se muestra captura:
    Imagen
    Graba2

Acceso al manual en pdf

Aprobaciones

La aplicación Aprobaciones de Microsoft es una herramienta diseñada para simplificar y agilizar el proceso de aprobación de documentos y solicitudes dentro de un entorno empresarial.

¿Qué aporta APROBACIONES?

Las ventajas más significativas que aporta el uso de esta aplicación son las siguientes:

  • Automatización de Procesos: La aplicación permite automatizar flujos sencillos de trabajo de aprobación, eliminando la necesidad de procesos manuales y agilizando la toma de decisiones, sin necesidad de usar herramientas más complejas como Power Automate.
  • Simplificación del proceso: Usando “Aprobaciones” podemos ahorrarnos los correos y conversaciones que serían necesarios para conseguir el mismo resultado: El consenso o aprobación de una determinada solicitud.
  • Integración con Microsoft 365: "Aprobaciones" se integra perfectamente con otras aplicaciones de Microsoft 365, como SharePoint y Teams, facilitando la colaboración y la comunicación entre los usuarios. Teams genera avisos y notificaciones en cada paso del proceso, tanto para las personas solicitantes como para las personas aprobadoras.
  • Seguimiento en Tiempo Real: Ofrece la capacidad de realizar un seguimiento en tiempo real del estado de las aprobaciones, lo que proporciona una mayor transparencia y visibilidad en el proceso.
  • Acceso desde Dispositivos Móviles: Los usuarios pueden acceder a la aplicación desde dispositivos móviles, lo que permite la revisión y aprobación de solicitudes en cualquier momento y lugar.

¿Dónde podemos usarla?

Es una aplicación de Microsoft totalmente integrada con M365, en concreto con Microsoft Teams, por lo que para poder sacarle todo el partido y realizar un uso eficiente debemos tener en cuenta que todos los usuarios/as que vayan a formar parte de algún proceso de aprobación deberán usar Teams de forma habitual.

Dentro de Teams, podemos usarla en cualquier de los siguientes ámbitos, teniendo en cuenta que sólo las personas pertenecientes a cada ámbito podrán formar parte de las aprobaciones.

  • Chat: Sólo las personas pertenecientes al chat podrán formar parte del proceso.
  • Equipo: Sólo las personas pertenecientes al Equipo podrán formar parte del proceso.
  • General: Cualquier persona de la organización podrá formar parte de un proceso de Aprobación.

 

Para más información, pueden consultar el manual desarrollado por el SIC

+info